Growskill – Sudah sering kerja freelance online dengan menjadi freelance virtual assistant, tapi belum paham tugas dan tanggung jawabnya? Artikel ini akan mengulas lebih dalam profesi ini termasuk tips untuk memulai karier sebagai freelance virtual assistant.
Apa Itu Virtual Assistant?
Kerja freelance online sebagai virtual assistant adalah seseorang yang bekerja secara mandiri sebagai asisten virtual untuk klien-klien mereka. Jika bekerja sebagai seorang virtual assistant, kamu secara otomatis bekerja dari jarak jauh dan menawarkan berbagai layanan administratif, manajerial, atau dukungan lainnya kepada klien.
Untuk melakukan pekerjaan ini, kamu harus didukung dengan penggunaan gadget dan teknologi. Sebab, kamu bertugas untuk menjawab email, melakukan telepon, dan juga komunikasi lewat aplikasi kolaborasi online serta bekerja sama. Sebagai freelancer, kamu dapat memiliki beberapa klien sekaligus dan biasanya menetapkan tarif mereka sendiri untuk layanan mereka.
Ruang Lingkup Pekerjaan Virtual Assistant
Lingkup kerja freelance online menjadi seorang virtual assistant bisa begitu luas. Mulai dari merespon email, mengelola jadwal, hingga media sosial, serta tugas-tugas administratif lainnya. Secara umum ruang lingkup asisten virtual dapat dikelompokkan menjadi:
Personal Assistant
Sama seperti Personal Assistant pada umumnya, kamu tugas virtual assistant yang berfokus menjadi pendamping pribadi bagi klien atau perusahaan. Tugasmu termasuk mengelola jadwal, menyusun agenda, melakukan panggilan telepon, dan tugas-tugas lainnya.
Mengelola Media Sosial
Saat ini, media sosial dapat dikatakan sebagai kunci marketing dan membangun citra suatu brand. Nah, tugasmu sebagai virtual assistant yang bertugas mengelola media sosial adalah menjaga citra brand sesuai brand guidelines. Lingkup tugasmu adalah membalas komentar dan pesan yang datang dari followers atau bahkan memantau insight media sosial perusahaan.
Mengelola Email Marketing
Lingkup pekerjaan mengelola email marketing juga biasa dilimpahkan ke virtual assistant. Pekerjaan kamu sebagai email marketer mencakup mengelola urutan email dan memprogram email untuk mengirimkan pesan pemasaran otomatis pada pelanggan. Jika sekiranya ada email yang penting, kamu harus memperlihatkannya kepada atasan.
Customer Service
Untuk perusahaan yang beroperasi dalam industri produk atau layanan, kadang-kadang diperlukan kehadiran asisten virtual untuk memenuhi kebutuhan pelanggan seperti customer service. Sehingga tidak jarang perusahaan tersebut mencari seorang asisten untuk menjaga relasi dengan para pelanggan. Jika ada pertanyaan atau masalah yang melebihi kemampuan asisten virtual, biasanya akan diteruskan kepada departemen layanan pelanggan perusahaan.
Data Entry
Termasuk pada lingkup pekerjaan administratif seorang virtual assistant yang melakukan data entry ke dalam software. Tugas yang kamu lakukan berupa menginput data yang dimiliki klien ke berbagai aplikasi. Data dapat berupa berkas dokumen, membuat transkrip rekaman suara, memeriksa keakuratan data yang ada sampai menghapus data yang tidak diperlukan.
Baca Juga:
Freelance Data Entry: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawabnya
Tips Saat Hendak Memulai Pekerjaan sebagai Virtual Assistant
Nah, setelah ketrampilan dasar, sekarang saatnya menyimak tips saat hendak memulai karier. Salah satunya adalah mencoba mencari tahu batasan tugas dan tanggung jawab sebagai asisten virtual.
Cari Tugas Virtual Assistant yang Kamu Sukai
Seperti yang sudah disampaikan, lingkup pekerjaan asisten virtual begitu luas. Saat melamar pekerjaan, ada baiknya kamu membaca deskripsi tugas dan tanggung jawab dengan sungguh-sunggu. Pastikan tugas-tugas itu sesuai dengan kemampuan dan waktu kerja yang kamu miliki.
Kesepakatan Gaji yang Ditawarkan
Bagaimanapun juga kamu bekerja paruh waktu untuk menambah penghasilan. Oleh karena itu, pastikan tugas dan nominal gaji sesuai.
Saat menentukan gaji atau tarif, kamu juga harus melihat harga pasar. Karena kamu tidak mungkin dilirik jika meminta gaji yang terlalu tinggi dan sebaliknya, kamu akan rugi jika mematok harga terlalu rendah.
Tingkatkan Skill Umum dan Ikut Pelatihan
Untuk meningkatkan value di mata perekrut, cobalah ikut pelatihan agar mendapat sertifikasi. Di samping itu, kamu juga berkesempatan mendapatkan gambaran pekerjaan mana yang kamu sukai sehingga bisa lebih selektif lagi saat melamar.
Keterampilan Menggunakan Bahasa Asing
Masih berhubungan dengan keterampilan komunikasi yang baik, kamu juga harus didukung dengan kemampuan berbahasa asing yang mumpuni saat kontak dengan klien dari luar negeri. Setidaknya, kamu harus bisa Bahasa Inggris dengan lancar agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Ikut kursus bahasa asing secara online bisa menjadi alternatif pilihan untuk kamu yang ingin meningkatkan kemampuan bahasa asing. Pastikan kamu juga belajar bahasa asing untuk level profesional atau yang biasa digunakan di lingkungan kerja, bukan hanya percakapan sehari-hari.
Siapkan Perangkat yang Dibutuhkan
Untuk bekerja sebagai asisten virtual, kamu juga harus menyediakan alat-alat dan juga perangkat yang dibutuhkan. Perangkat yang dibutuhkan bisa dalam bentuk laptop, gadget untuk komunikasi, koneksi internet, maupun perangkat pendukung lainnya.
Perangkat itu juga harus didukung perangkat lunak seperti aplikasi untuk mengedit, spreadsheet, mengakses email dan aplikasi lain, serta ruang penyimpanan. Jadikan perangkat ini sebagai nilai investasi untuk mendukung pekerjaanmu.
Yakinkan Klien dengan Portofolio
Buat portofolio yang menunjukkan pengalaman sebelumnya dan kemampuanmu. Resume yang bagus akan membantumu menarik perhatian klien. Kumpulkan contoh pekerjaan yang pernah kamu lakukan, seperti artikel, proyek, atau tugas administratif. Buat resume yang mencerminkan pengalaman dan keterampilan kamu sebagai Virtual Assistant. Fokuskan pada pengalaman yang sesuai dengan spesialisasi yang kamu pilih.
Bangun Personal Branding secara Online dan Offline
Apa pun pekerjaan yang kamu minati, kamu harus membangun personal branding yang baik. Pastikan personal branding yang sedang kamu lakukan berjalan secara online dan offline. Oleh karena itu, buatlah profil online yang profesional dan informatif di LinkedIn maupun media sosial lain.
Nah itu dia penjelasan ruang lingkup pekerjaan dan tips mengambil pekerjaan freelance virtual assistant. Menarik, bukan? Siap tambah cuan dari rumah!
